La respuesta corta
Compra si el proceso es estándar. Construye si el proceso te diferencia.
Esa frase resuelve la mayoría de los casos, y el resto se decide con una segunda pregunta: ¿cuánto cuesta adaptar lo que existe hasta que sirva? Si la respuesta es «más que hacerlo», ya tienes la decisión —y suele salir en la fase de pruebas, no antes, que es cuando duele.
Contabilidad, nóminas, facturación, firma electrónica, mensajería: cómpralo. Alguien lleva quince años resolviéndolo, lo mantiene por ti y lo actualiza cuando cambia la ley. Reescribir eso no te hace mejor en nada.
El 80/20 que nadie cuenta
Un producto de catálogo cubre en torno al 80 % de lo que hace tu empresa. El problema no es ese 80 %: es que el 20 % restante suele ser justo aquello por lo que te eligen tus clientes.
Cuando compras, tienes tres salidas para ese 20 %:
- Cambiar tu proceso para que encaje con la herramienta. A veces está bien —hay procesos que son costumbre, no ventaja— y a veces es renunciar a lo que te distingue.
- Personalizar el producto con desarrollos a medida encima. Funciona hasta que llega una actualización mayor y hay que rehacerlos.
- Vivir con un hueco y taparlo con hojas de cálculo y correos. Es la opción más común y la que más cuesta a los tres años, aunque no aparezca en ninguna factura.
La pregunta útil no es «¿el producto cubre lo que necesito?». Es «¿qué me va a pasar con lo que no cubre?».
Cuándo comprar es lo correcto
- El proceso es un estándar del sector. Si funciona igual en tu empresa y en la de al lado, comprar gana siempre.
- La regulación cambia y no quieres seguirla tú. Facturación electrónica, retenciones, protección de datos: que lo mantenga quien vive de eso.
- Necesitas estar operativo en semanas. Configurar es más rápido que construir, y a veces el calendario manda.
- El volumen no justifica el desarrollo. Si van a usarlo cinco personas dos veces al mes, la licencia sale más barata que cualquier cosa.
- Existe un producto que ya lo hace bien. Suena obvio y se ignora a menudo: mira antes de decidir construir.
Cuándo construir compensa
- El proceso es la ventaja. Si tu forma de operar es lo que te hace ganar, meterla en el molde de otro es regalarla.
- Ningún producto lo cubre. Pasa más en industria, logística, seguros y salud de lo que se cree: procesos reales que no existen como producto comercial.
- La integración cuesta más que el desarrollo. Cuando hay que conectar cinco sistemas propios, el trabajo duro es la integración, y entonces el producto de catálogo aporta poco.
- El coste de licencias crece con la plantilla. Un precio por usuario que se multiplica por doscientos empleados cambia el cálculo por completo.
- Los datos no pueden salir. Requisitos de residencia, aislamiento o auditoría que ningún SaaS te va a dar.
La tabla que usamos en la primera reunión
| Construir a medida | Comprar de catálogo | Equipo interno | |
|---|---|---|---|
| Encaje con tu proceso | Total: se diseña sobre él | Parcial: adaptas tu proceso | Total, si el equipo lo entiende |
| Tiempo hasta producción | 8–16 semanas | Días o semanas de configuración | 3–9 meses contando contratación |
| Inversión inicial | Desde 30.000 € | Licencia mensual por usuario | Salarios desde el mes uno |
| Coste a tres años | Desarrollo + mantenimiento | Licencias crecientes con la plantilla | El más alto, y el más estable |
| Propiedad del código | Tuya, con el repositorio entregado | Del proveedor | Tuya |
| Quién arregla un fallo | Tu proveedor, con acuerdo de servicio | Soporte del fabricante, en su cola | Tu equipo, cuando puede |
El error de cálculo más frecuente
Comparar el precio de la licencia con el precio del desarrollo. Son magnitudes distintas y la comparación siempre sale a favor de comprar.
Lo que hay que comparar es el coste total a tres años, y ahí entran cosas que no están en ninguna oferta:
- Las licencias suben cuando crece la plantilla, y suben otra vez cuando el proveedor revisa precios.
- Las personalizaciones sobre el producto hay que rehacerlas en cada actualización mayor.
- El tiempo que tu equipo dedica a trabajar alrededor de la herramienta —exportar, cuadrar, reintroducir— no aparece como coste y es real.
- Y al otro lado: el software a medida también tiene mantenimiento, y quien te diga que no, miente.
Nuestro desglose de lo que mueve cada euro está en la guía de cuánto cuesta crear una app.
La tercera vía, que casi nadie plantea
No es blanco o negro. La combinación que mejor funciona en empresas medianas es comprar el estándar y construir solo la pieza que diferencia, conectando ambos.
Compras el ERP y construyes encima la herramienta que usa tu equipo comercial en el almacén del cliente. Compras la pasarela de pago y construyes el motor de precios que nadie más tiene. El desarrollo se concentra donde aporta, y la parte aburrida la mantiene otro.
Esto exige una cosa: integraciones bien hechas, con una capa que aísle tu sistema de los cambios del proveedor. Es trabajo real y hay que presupuestarlo, pero es bastante menos que construir todo.
Cómo decidirlo en una tarde
- Escribe el proceso tal como ocurre hoy, con sus excepciones. Las excepciones son la información importante.
- Marca qué partes son estándar y cuáles son tuyas. Sé honesto: mucho de lo que parece propio es solo costumbre.
- Busca producto para las partes estándar. Si lo hay y es bueno, decidido.
- Para lo tuyo, estima la adaptación del producto frente a construirlo. Si adaptar pasa de la mitad de construir, construye.
- Suma tres años, no la factura del primer mes.
Si al terminar el paso 2 resulta que todo era estándar, enhorabuena: te acabas de ahorrar un proyecto.
Lo que hacemos nosotros
Parte de nuestro trabajo en la primera conversación es acotar el alcance hacia abajo, y decir que no cuando comprar es mejor. No es generosidad: un proyecto que no debía existir acaba mal para todos, y se nota antes en la reputación que en la facturación.
Cuando sí toca construir, lo hacemos con equipo sénior propio, sin subcontratas, y con las llaves y el repositorio a tu nombre desde el principio. El detalle está en desarrollo de software a medida.
